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Un Projet d’administration, à la croisée des attentes du Maire et des besoins de

Évry-Courcouronnes
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Un Projet d’administration, à la croisée des attentes du Maire et des besoins des agents

Porteur(se) de projet

Marie-Laure et Madleen MAYALA et MARGERY
Pôle Performance et Organisation interne
Mairie d'Évry-Courcouronnes
Membres du projet
MARGERY MADLEEN ; MAYALA MARIE-LAURE

La problématique

Le projet d’administration s’inscrit dans le cadre d’un contexte multifactoriel. Si le lancement d’un projet d’administration reste une démarche classique dans les collectivités, le contexte de post-création de la commune nouvelle Évry-Courcouronnes en 2019 et la crise sanitaire de mars 2020 en font un projet assez inédit. Notre projet d’administration, unique en son genre, a pour ambition de tirer des leçons des 18 derniers mois écoulés (depuis novembre 2021) pour toujours repenser nos manières de faire avec résilience et inventivité et pour ressortir plus fort collectivement.
Dès septembre 2021, l’ouverture du télétravail avec la possibilité de pouvoir en bénéficier jusqu’à 3 jours par semaine, la généralisation de l’offre de tickets restaurants ainsi que l’harmonisation de la durée du temps de travail à l’échelle de la collectivité a jeté les bases d’une nouvelle organisation du travail combinant efficacité et meilleure qualité de vie au travail.
Le projet d’administration, lancé le 21 octobre 2021, a débuté par une phase de consultation des agents administratifs comme de terrain, avec un panel représentatif de l’ensemble des profils d’agents.
L’approche participative de la méthodologie employée (entretiens, webinaires, ateliers de co-construction, focus groupe… etc.) a permis l’expression libre des besoins des agents. La phase de diagnostic (novembre 2021 – juin 2022) a permis d’identifier 3 enjeux majeurs de transformation pour la collectivité :
• Créer une identité de valeurs communes à l’ensemble des agents de la collectivité (transformation managériale)
• Repréciser le « faire ensemble » du mode projet à l’agilité et concrétiser la transversalité (qualité de vie au travail)
• Mettre le numérique au coeur de notre fonctionnement et en faire un levier de transformation collective (transformation numérique).
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L’identification de ces 3 enjeux a, ensuite, donné lieu à l’élaboration d’un plan d’actions comprenant 6 chantiers. Chaque chantier comprenant un ou plusieurs projets à mettre en oeuvre : voir détails en pièce jointe
Chantier « Chasse aux irritants »
Chantier « Nouveaux espaces de travail »
Chantier « Environnement numérique de travail »
Chantier « Valeurs et Pratiques »
Chantier « Efficacité collective »
Chantier « Communication, Cohésion, (Ré)Accueil »

Un projet collaboratif

La création, le 6 octobre dernier, d’un réseau des Ambassadeurs du Projet d’Administration est, de notre point de vue, l’élément moteur de la nouvelle dynamique impulsée. Il regroupe 75 agents, à différents rôles au sein du réseau (Référents CODIR, Chefs de projet, Contributeurs et Relais), tous mobilisés sur la base du volontariat. Ils constituent ainsi les équipes des porteurs du changement sur l’ensemble des secteurs de la collectivité. L’approche participative de la méthodologie employée est également à souligner dans la démarche. Cette approche constitue le fil d’Ariane du projet d’administration (entretiens, webinaires, ateliers de co-construction, focus groupe, co-construction des réunions, culture du retour d’expérience… etc.). Elle favorise, notamment sur la phase de mise en oeuvre, l’émergence de solutions innovantes et créatives. S’ajoute à cela la confiance des élus et de la Direction générale qui se sont traduites par des marges de manoeuvre significatives accordées aux agents, ce, sans laquelle ce nouvel élan collectif n’aurait pas pu être possible. 5 La variété des profils (tous métiers et grades hiérarchiques confondus, par exemple : personnel administratif, animateurs, responsables périscolaire/agents de maisons de quartier/, agents techniques, chargés de mission, chefs de projet, directeurs et direction générale… etc.) forme un capital humain riche au service du bien commun par l’amélioration de la qualité du service public apportée aux agents internes et plus largement aux usagers du territoire. Par ailleurs, nous sommes particulièrement proactifs pour aller à la rencontre d’autres collectivités et plus largement travailler avec nos réseaux de partenariats professionnels (Cabinets, collectivités, institutions publiques CNFPT, DITP…) sur nos différents sujets pour grandir collectivement, croiser nos regards et s’enrichir mutuellement de l’expérience des uns et des autres.

Un projet performant

Le projet d’administration, doit nous permettre de produire des réalisations mesurables et concrètes pour les agents. C’est pour cette raison qu’il a volontairement été conçu de manière transversale, sur la base d’une participation active volontaire afin de créer du lien entre la diversité des métiers au sein de notre collectivité. Vous trouverez, en pièce jointe, des fiches récapitulatives de l’état d’avancement de chaque chantier précisant les prochaines réalisations à venir projet par projet. Par exemples : - le chantier « Chasse aux irritants », véritable levier concret de la démarche, doit permettre de résoudre 249 irritants, toutes natures confondues, recueillis lors d’une campagne de recueil des irritants lancée du 10 novembre au 1er décembre dernier. - le chantier « Communication, cohésion (ré) accueil » doit délivrer prochainement le nouvel intranet de la collectivité, le livret d’accueil des nouveaux arrivants et la réactivation des sessions d’intégration des nouveaux arrivants dans un format plus ludique et dynamique. - le 19 janvier dernier, le chantier « Valeurs et Pratiques » a initié le premier séminaire-rencontre avec un panel représentatif d’agents de la collectivité pour cocréer les 5 valeurs fondatrices de l’identité d’Évry-Courcouronnes. Les formats innovants proposés et animés par l’équipe-projet ont lancé une nouvelle dynamique et un engouement collectif pour, prochainement, coconstruire un document qui permettra de consolider le socle commun. - le chantier « Environnement numérique de travail » permettra, d’ici juin prochain, de lancer le déploiement des comptes numériques (adresses e-mail) pour les agents qui, jusqu’à aujourd’hui, ne disposent pas d’accès numériques professionnels. Si plusieurs réalisations peuvent être dénombrées quantitativement, certaines relèvent davantage de l’ordre du qualitatif ; nous pourrons sans doute mieux l’appréhender en fin de projet. Néanmoins, de nombreux retours d’agents permettent de détecter certains signaux faibles favorables : une transversalité aujourd’hui visible et concrète, le partage de l’information, des réflexes de collaboration plus évidents, une meilleure connaissance des agents entre eux, un nouvel élan, une nouvelle dynamique collective permettant également aux agents de sortir du quotidien et d’embrasser de nouveaux sujets communs à l’ensemble des agents.

Un projet inspirant

Ce projet pourrait, en effet, susciter admiration et enthousiasme pour être démultiplié auprès d’autres collectivités et particulièrement au regard de nos facteurs clés suivants : - la totale confiance du Maire et de la directrice générale des services, qui n’est pas une évidence dans nos organisations publiques et cela mérite d’être souligné notamment compte tenu du contexte de post-création de la commune nouvelle et de la crise sanitaire - la rigueur nécessaire à la coordination d’un système complexe et la structuration de l’ensemble du travail fourni (appui supports-guide, méthodologie, animation/facilitation… etc.) - la transformation des frustrations du quotidien (irritants notamment) en éléments moteurs pour impulser le changement. Il s’agit de changer les choses « tous ensemble » (via les 75 agents membres du réseau des Ambassadeurs du Projet d’administration) et devenir collectivement acteurs de la transformation de notre organisation à travers l’amélioration du bien-être au travail sur toutes les thématiques confondues - la résilience, la patience, l’optimisme éclairé et la motivation à toutes épreuves sont autant de facteurs clés de notre succès pour faire face aux inquiétudes et réticences du changement humain sur les différents sujets mise en oeuvre et garder le cap fixé sur la durée dans l’intérêt du bien commun C’est aussi, sans aucun doute, rechercher le dénominateur commun à tous pour rassembler et fédérer autour de toutes les thématiques-projets incarnées par notre Projet d’administration à la croisée des mondes.

Vous aussi, mettez en valeur votre projet territorial

Ce que vous faites est beau et grand, faites le savoir et vous serez peut-être parmi les 15 lauréats à Paris en fin d’année.

5 commentaires
sophie Evry-courcouronnes, le 30 mai 2023

Projet intéressant permettant de travailler ensemble avec les différents corps de métiers sur les valeurs de notre mairie et celle de la fonction publique

lucienne kabile, le 20 juin 2023

Bravo pour cette initiative

Madleen MARGERY, le 21 juin 2023

Notre Projet d’Administration se démarque par l’engagement volontaire d’un réseau de 80 agents Ambassadeurs, hommes et femmes représentants des secteurs métiers de la Fonction Publique Territoriale.

Tous contribuent activement à mener à bien les projets de nos 6 chantiers thématiques clés dans l’intérêt du bien commun de notre collectivité.

Par cette initiative de participer aux Trophées des Héros Territoriaux, nous souhaiterions valoriser les actions de nos agents et promouvoir notre modèle d’organisation à grande échelle.

Ensemble pour aller plus loin ! Vos soutiens seront les bienvenus pour aller plus haut et contribuer à rendre nos projets toujours plus beaux.

Clément CHUVU, le 26 juin 2023

Merci pour toute l’énergie que vous mettez en oeuvre afin d’améliorer notre quotidien !

Léonor MARGERY, le 16 août 2023

Belle initiative pour une collectivité axée sur des valeurs humaines.

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