Ressources

Démarche d’évaluation et régulation de la charge d’activité d’une DGA solidarité

BLOIS
Aucun vote
évaluation collective de la charge d'activité et mise en œuvre de régulations

Porteur(se) de projet

Laura JOUVERT
Directrice ressources et innovations des solidarités, adjointe au DGA
Département de Loir et Cher
Membres du projet
Stéphane Cadoret ; Thierry Guisard ; Sabrina benois ; Sylvain symbozel ; Virginie zarec ; Magali chevreau ; Anne le mero ; Stéphanie pasques ; Evelyne CRISTOL ; Virginie PORTEVIN ; Nicolas CHOLLET ; Nicolas MERLE ; Andréa Maillier ; Valérie Bornech ; Aurélie Fromentin ; Corine Richard ; Sabrine Zaffran ; Anne Baron ; Geneviève Enriquez

La problématique

Suite à des alertes RPS et au constat d’une hausse forte de l’activité des équipes, la DGA a mis en œuvre une démarche managériale et organisationnelle d’évaluation collective de la charge d’activité de ses 550 agents et managers de la DGA LCS
– 2019 : création et expérimentation de la méthodologie sur certaines équipes représentatives de la diversité des métiers et profils de la DGA
– 2020-2021 : formation des managers et déploiement de la démarche : évaluation de la charge d’activité individuelle et collective, propositions d’ajustement et de régulations portées par chaque service
– 2022 : présentation des conclusions et arbitrages du copil (élus, cadres et OS) puis mise en œuvre d’actions de régulation, y compris la pérennisation ou création de 33 postes
– 2023 : réflexions sur la généralisation de la démarche à l’ensemble des services

Un projet collaboratif

Une démarche co construite et portée collectivement : un véritable projet managérial autour de la charge d'activité - Méthodologie et outils (grilles de repérage, tutoriels, etc) co construits en intelligence collective par des managers "expérimentateurs" avec l'appui de l'ARACT Centre VDL - Formations en interne des managers et portage de la démarche par une équipe de managers référents au sein de chaque direction ("les managers aident les managers") - Mise en œuvre collective de la démarche : travail des agents en binôme ou en groupe selon leurs métiers ou missions dans une démarche de pair aidance - Réflexions collectives de chaque service sur ses missions, la charge d'activité (y compris la charge mentale et émotionnelle) et co construction par le manager et les agents de propositions de régulation (actions de formation ciblées, nouvelle organisation, répartition différente des activités, création de nouveaux postes, etc) - Communication régulière sur la démarche à travers une "newsletter DERCA" numérique - Evaluation à posteriori par questionnaire des cadres et des agents

Un projet performant

Une démarche d'amélioration des conditions de réalisation des missions des agents et de prévention des RPS : un outil de performance collective et individuelle - Régulation concrète et perceptible de la charge d'activité à partir de 2022 : amélioration des délais de paiement, baisse de l'absentéisme, réorganisation des missions entre les agents selon la charge d'activité et refonte des fiches de postes, etc - Prise de conscience collective de l'importance de la QVCT et de son lien avec l'organisation concrète des missions : prévention des RPS, notamment par le repérage des difficultés individuelles et collectives, et des actions d'identification et de correction des "irritants" quotidiens de l'activité des agents (ressources logistiques, outils informatiques, organisation des réunions, etc) - Suite aux arbitrages sur la base des constats d'une charge d'activité trop importante pour les équipes, création ou pérennisation en 2022 de 33 postes (gestionnaires et instructeurs, agents d'accueil, personnel administratif, etc) - Utilisation de la démarche comme un outil de conduite et d'accompagnement au changement : lancement de plusieurs projets de direction sur la base des enseignements et constats de la DERCA

Un projet inspirant

Une démarche ambitieuse, opérante et suivie d'effets : une démarche à poursuivre dans le temps et à généraliser - Résultats concrets de la démarche : création ou pérennisation de 33 postes, un résultat source de satisfaction et à la hauteur des enjeux et des efforts fournis - Poursuivre la démarche initiale en intégrant la méthodologie dans les pratiques managériales : reprise de la méthodologie tous les ans à l'occasion des évaluations annuelles des agents, lors des projets de réorganisation, etc - Projet de généraliser la méthodologie à l'ensemble des services de la collectivité dans le cadre du projet de mandat : l'évaluation et la régulation de la charge d'activité comme un enjeu d'une politique QVCT forte, qui fait partie de la marque employeur du département - Deux webinaires de présentation de la démarche sur le réseau IDEAL CO, un troisième en préparation https://vimeo.com/826955631

Vous aussi, mettez en valeur votre projet territorial

Ce que vous faites est beau et grand, faites le savoir et vous serez peut-être parmi les 15 lauréats à Paris en fin d’année.

2 commentaires
virginie ZAREC, le 5 avril 2023

cela nous a permis de
identifier la charge d’activité (par année / par période)
réguler la charge d’activité
identifier les perturbateurs et ce qui est chronophages

et aussi de créer des ETP supplémentaires

Sylvain SIMBOZEL, le 11 avril 2023

Cette démarche nous a permis de prendre du recul sur notre activité, avec nos équipes, et d’objectiver les charges subjectives.
Cela a permis de mettre en regard les ressentis et la réalité.
Très intéressant aussi, en tant que manager expérimentateur, d’avoir participé à l’élaboration des outils.

Autres projets remarquables

Ressources

Réhabilitation et extension de l’école Cour de Lorraine

Christophe RAUBER Ville de Mulhouse
Ressources

Intégration réussie pour nos primo-managers !

Marion Nisol Département de l'Hérault
Ressources

Innovation managériale et projet d’établissement

Philippe RIGAUD Service Départemental d'Incendie et de Secours du Pas-de-Calaisde-Calais